¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?
Consiste en definir las metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización. La planeación se ocupa tanto de los fines como de los medios.
La planeación es formal o informal. En la planeación informal nada está escrito y hay pocas metas que se compartan en la organización. Ésta forma de planeación se utiliza en empresas pequeñas.
En éste capítulo, nos vamos a referir a la planeación como la planeación formal. En ésta planeación se definen metas específicas que abarcan varios años y se escriben y participan a los integrantes de la organización. Además, hay programas concretos de acción para conseguir las metas.
¿PORQUÉ PLANEAN LOS GERENTES?
Objetivos de la planeación
- Marca una dirección para todos los integrantes de la organización.
- Reduce la incertidumbre al obligar a los gerentes a mirar hacia delante, anticipar los cambios, considerar los impactos de éstos.
- Reduce la superposición y el desperdicio de actividades.
- Establece las metas o criterios de control. En la planeación establecemos las metas y los planes y luego, mediante el control, comparamos el desempeño con las metas, identificamos las desviaciones y emprendemos las medidas correctivas. Sin planeación no habría manera de controlar.
Plantación y desempeño
¿Vale la pena planear? Si bien en las organizaciones que planean los resultados son positivos, no podemos decir que las organizaciones que trazan planes formales siempre superan a otras.
Se han llegado a determinadas conclusiones acerca de la relación: planeación – desempeño. En primer lugar, la planeación formal se relaciona con mayores utilidades y resultados financieros positivos. En segundo lugar, es probable que la calidad del proceso de planeación y la puesta en marcha de los planes aporte más al desempeño que el grado de la planeación. Por último, influye en la relación, los tiempos de la planeación. Las organizaciones necesitan por lo menos cuatro años de planeación formal sistemática para incidir en el desempeño.
¿CÓMO PLANEAN LOS GERENTES?
La planeación es la principal de las funciones de los gerentes, porque establece la base para las demás actividades de los gerentes
Metas y planes en la planeación
Las metas son los resultados deseados por la organización, son los objetivos. Marcan la dirección de todas las decisiones administrativas y constituye los estándares con los que se miden los logros reales del trabajo.
Los planes son documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las metas, así como la asignación de recursos, calendarios y otras acciones necesarias para concretar las metas.
Clases de metas
- Metas económicas: Se relacionan con el desempeño financiero de la organización.
- Metas estratégicas: Atañen a otras áreas de su desempeño, fijan metas generales.
- Metas reales: Son las que realmente se persiguen, definidas por las prioridades de las organizaciones y por tanto por los actos de los integrantes.
- Metas declaradas: Anuncios oficiales que la organización dicta y quiere que los interesados consideren como sus objetivos. Pueden entrar en conflicto o sufrir un influjo excesivo de lo que la sociedad cree que deben hacer las organizaciones.
Tener presente que los objetivos reales y declarados difieren, es importante para entender, lo que de otra manera parecen incongruencias administrativas.
Tipos de planes
Se diferencian según su línea estratégica (estratégicos u operativos), plazo (corto o largo), especificidad (direccionales o concretos) y frecuencia (únicos o permanentes).
- Planes estratégicos: Se aplican a toda la organización, fijan sus metas generales y tratan de posicionarla en su contexto.
- Planes operativos: Especifican los detalles de cómo van a alcanzarse las metas generales.
- Planes de largo plazo: El horizonte temporal pasa los 3 años.
- Planes de corto plazo: Abarcan 1 año o menos.
- Planes específicos: Son detallados sin margen para interpretaciones.
- Planes direccionales: Son flexibles y establecen lineamientos generales.
- Plan único: Está destinado a satisfacer las necesidades de una sola ocasión.
- Planes permanentes: Son continuos, y encauzan las actividades que se realizan repetidamente.
FIJACIÓN DE METAS Y PREPARACIÓN DE PLANES
Métodos para fijar metas
Fijación tradicional de metas
Método en el que las metas se definen en la dirección de la organización y enseguida se dividen en metas parciales de cada nivel. Uno de los problemas es que si los directores definen las metas de la organización en términos amplios y ambiguos, hay que hacerlas más específicas a medida que descienden por la organización. Al hacerlas más específicas, los gerentes de cada nivel aplican sus propias interpretaciones y prejuicios. Finalmente, lo que pasa es que las metas pierden claridad y unidad al pasar de la dirección a los niveles inferiores.
Cuando la jerarquía de las metas esta definida claramente, forma una red integrada de metas, la cadena de medios y fines. Es decir, que las metas de nivel superior están vinculadas a las metas de nivel inferior.
Administración por objetivos (APO)
Sistema de administración en el que los empleados y sus jefes determinan las metas específicas de desempeño, revisan periódicamente el progreso hacia tales metas, y se distribuyen las recompensas de acuerdo a ese progreso.
Su atractivo está en que los objetivos se fijan con la participación de los individuos y ésta es la razón y la motivación de sus esfuerzos.
Éste método incrementa el desempeño de los empleados y la productividad de la organización. Uno de los problemas, es que no son eficaces en tiempos de cambios.
Consta de 4 elementos:
- Especificidad de metas
- Toma de decisiones participativa
- Un plazo explícito
- Retroalimentación del desempeño.
Características de las metas bien diseñadas
Una meta bien diseñada debe:
- Escribirse en términos de resultados más que de acciones, ya que el resultado final es el elemento más importante.
- Ser mensurable y cuantificable para así poder determinar si se alcanzó.
- Señalar claramente sus plazos.
- Ser difícil, pero que se pueda alcanzar.
- Ponerse por escrito.
- Comunicarse a todos los miembros de la organización.
Pasos para la fijación de metas
- Revisar la misión de la organización, su propósito, ya que las metas deben reflejar lo que dice la misma.
- Evaluar los recursos disponibles; aunque las metas sean difíciles deben ser realistas. Se deben fijar metas que se ajustan a las disponibilidades.
- Escribir las metas individualmente o con comentarios de otros.
- Escribir las metas y comunicarlas a quienes tienen que saberlas.
- Revisar los resultados y ver si se consiguieron las metas.
Una vez que ya se fijaron las metas, escribieron y comunicaron, el gerente está listo para preparar los planes con que va a alcanzarlas.
Preparación de los planes
Factores que inciden en la planeación
- Nivel en la organización:
Según el nivel del gerente, será el tipo de planeación que hace: niveles inferiores, planeación operativa y niveles superiores, planeación estratégica. - Grado de incertidumbre en el entorno:
Cuando el entorno es muy inseguro, los planes deben ser específicos pero flexibles. Los gerentes deben poder modificar los planes. - Magnitud de los compromisos futuros:
Este factor tiene que ver con el plazo de los planes. Cuánto más afectan los planes actuales en compromisos futuros, tanto mayor es el plazo que deben destinar los gerentes.
Métodos de planeación
Metodología tradicional
La planeación está totalmente a cargo de los directores, a veces auxiliados por un departamento de planeación formal (grupo de expertos en planeación). Los planes de los directores descienden por los demás niveles de la organización (similar al esquema tradicional de fijación de metas), adaptándose a las necesidades de cada nivel. Éste método ya prácticamente no se usa.
Con la participación de la mayoría de la organización
En éste método, los planes no se distribuyen desde la dirección de un nivel al siguiente, sino que los trazan los miembros de los diversos niveles y unidades para satisfacer sus necesidades. Cuando los integrantes participan en la planeación, consideran que los planes son algo más que un papel escrito.
TEMAS CONTEMPORÁNEOS DE LA PLANEACIÓN
Críticas a la planeación
- La planeación produce rigidez.
- No se pueden trazar planes para un entorno dinámico: administrar éstas condiciones requiere flexibilidad, la cual no está ligada a los planes formales.
- Los planes formales no sustituyen la creatividad y la intuición.
- La planeación hace que los gerentes se centren en la competencia de hoy, no en la supervivencia de mañana. La planeación formal, muchas veces no deja que los gerentes piensen en crear o reinventar una industria.
- La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso.
Planificación eficaz en los entornos dinámicos
En un ambiente incierto, los gerentes quieren elaborar planes específicos, pero flexibles. Los planes son como un mapa, pero el destino cambia una y otra vez por obra de las condiciones dinámicas del mercado. Los gerentes deben estar alertas a los cambios ambientales que puedan repercutir en la implementación eficaz de los planes y deben hacer los cambios necesarios.
Para una buena planeación en los entornos dinámicos, los gerentes deben capacitar a sus empleados para que se fijen metas y elaboren planes, y luego deben confiar en que van a hacerlo.